membuat label otomatis Pada Ms Word dg data dari Excel

Membuat label bagi sebagian orang merupakan hal yang rumit, hal itu jika kita belum mengetahui step-by step pembuatan label yang sesungguhnya.


Di bawah ini saya tulis step-by step pembuatan label secara singkat dengan tujuan mudah diingat dan difahami.


Mari kita mulai dari langkah pertama:
Buatlah data label pada MS. Excel, contoh datanya: Nama, Alamat, Kota dan Kode pos. simpanlah data tersebut dengan nama file “DATA LABELS” lalu tutup (close )

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka aplikasi Ms. Word 2007
2. Bukalah tab Mailings
3. Klik icon Start Start Mail Merge dan pilih opsi step by step Mail Merge Wizard
4. Pada Wizard Mail Merge yang muncul pilihlah opsi Labels.
5. Lalu klik link Next: Starting Document
6. Berikutnya pilihlah opsi Change document layout di bagian select starting document. Lalu klik opsi label options.
7. Pada kotak dialog label options yang muncul, lakukanlah pengaturan berikut:

• Pilih opsi page printers di bagian printer information
• Pilihlah opsi MAY+SPIES di kolom Label Vendors
• Pilihlah salah satu jenis labels di kolom product number, contoh: 090040 Address label

9. Klik tombol details (untuk melihat ukuran label yang di pilih)
10. Maka anda akan mendapati preview tampilan ukuran label yang terpilih.
11. Jika tampilan label tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan anda, lakukanlah perubahan ukuran dengan mengubah nilai-nilai margin, lebar label dan ukuran kertas pada kotak dialog tersebut.
12. Jika sudah lalu klik OK
13. Kembali ke kotak dialog label options, pilih tombol OK
14. Kembali ke wizard Mail Merge dan pilih next: select Recipients
15.   Berikutnya pilih opsi Brouse
16.   Pada dialog select data source yang muncul pilihlah file “DATA LABEL” yang tersimpan dalam format file exel
17. Jika sudah di pilih lalu klik tombol open
18. Pada kotak dialog select table yang muncul, pilihlah sheet yang berisi data anda.
19. Lalu klik tombol OK
20. Sesudah itu anda akan mendapati nama-nama, alamat, kota dan kode pos dari data yang anda entry di Ms. Exel. Kini telah masuk ke dalam kotak dialog Mail Merge Recepients. Pastikan seluruh nama telak tercentang/terceklis.
21. Lalu klik OK
22. Disini anda akan mendapati halaman Word telah dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan ukuran yang telah anda pilih
23. Lalu klik link Next: Arrange your label
24. Berikutnya pilih opsi address Block
25. Pada kotak dialog insert Address Block yang muncul, pilihlah tombol Match Fields
26. Setelah itu anda akan mendapati tampilan kotak dialog Match Fields untuk pengaturan data yang akan muncul pada label, selanjutnya pilihlah opsi NAMA pada kolom First Name.
27. Kolom Company (jika perlu diisi dengan nama perusahaan, dan kosongkan jika tidak di perlukan)
28. Lanjutkan dengan memilih opsi alamat pada kolom Address 1
29. Lalu pilihlah opsi kota di kolom city
30. Selajutnya pilih opsi kode pos di kolom postal code
31. Lalu akhiri pengaturan tersebut dengan menekan tombol OK
32. Kembali ke kotak dialog insert Address Block, anda akan mendapati contoh salah satu tampilan data yang nantinya di cantumkan pada label
33. Lanjutkan dengan memilih tombol OK
34. Kembali ke wizard Mail Merge, pilih tombol Update All Labels
35. Berikutnya pilih link Next: Previuos Your Labels
36. Lalu akhiri dengan memilih link Next: Coplete The Merge
37. Setelah itu anda akan mendapati tampilan data daftar nama, alamat dll, telah masuk ke halaman Word.
38. Berikutnya unutk menempatkan bingkai pada label tersebut, klik terlebih dahulu tanda panah di sudut kiri atas halaman label sehingga seluruh label terseleksi.
39. Kemudian klik tombol kanan mouse dan pilih opsi borders and shanding
40. Pada kotak dialog borders and shanding yang muncul, lakukanlah pengaturan berikut ini:

• Pilihlah opsi All di bagian Setting
• Pilihlah salah satu bentuk garis untuk dijadikan bingkai pada bagian Style
• Tentukan juga warna bingkai di kolom Color

41. Jika sudah klik tombol OK
42. Setelah itu anda akan mendapati tampilan label yang telah di beri bingkai. Bingkai ini selain mempercantik label alamat yang anda buat juga memudahkan saat memotong label-label tersebut.
43. Sementara itu untuk mengatur teks dalam label tersebut, seleksilah kembali seluruh label.
44. Lantas klik kembali tombol kanan mouse dan pilih opsi Cell Alignment. Kemudian pilihlah salah satu perataan teks yang anda inginkan.
45. Dengan cara ini maka anda akan mendapatkan tampilan perataan teks sesuai dengan kebutuhan.

 

SELAMAT MENCOBA